Digitale Souveränität

Digitale Souveränität: Warum Gemeinden ihre IT-Abhängigkeiten prüfen sollten

Eine Meldung des Anbieters und plötzlich verdoppelt sich der Preis, eine Vertragsbedingung ändert sich oder ein Dienst ist für einige Stunden nicht erreichbar. Ohne E-Mail, Dokumentenablage, Fachanwendungen und digitale Kommunikation steht eine Gemeindeverwaltung schnell still.

Digitale Systeme sind längst mehr als ein Hilfsmittel der IT. Sie bilden die Grundlage dafür, dass Gemeinden ihre gesetzlichen Aufgaben erfüllen und Dienstleistungen für Bevölkerung und Unternehmen zuverlässig erbringen können.

Viele dieser Systeme stammen jedoch von wenigen internationalen Anbietern. Ändern sich Preise, Vertragsbedingungen, rechtliche Vorgaben oder die Verfügbarkeit eines Dienstes, hat eine Gemeinde oft nur begrenzten Einfluss darauf.

Die entscheidende Frage lautet deshalb: Bleibt die Gemeinde auch dann handlungsfähig, wenn sich die Rahmenbedingungen verändern?

Was bedeutet digitale Souveränität?

Der Bundesrat definiert digitale Souveränität als die erforderliche Kontroll- und Handlungsfähigkeit des Staates im digitalen Raum, um die Erfüllung staatlicher Aufgaben sicherzustellen.

Für Gemeinden bedeutet dies vor allem eines: Sie müssen ihre digitalen Abhängigkeiten kennen und steuern können. Ziel ist nicht die vollständige Unabhängigkeit von einzelnen Softwareanbietern. Entscheidend ist vielmehr, dass eine Gemeinde auch bei Preisänderungen, technischen Ausfällen oder einem Anbieterwechsel handlungsfähig bleibt.

Dazu gehört insbesondere, dass sie weiss:

• von welchen digitalen Systemen ihre Aufgaben abhängen,
• welche Anwendungen für den Betrieb kritisch sind,
• welche Risiken und Abhängigkeiten bestehen,
• welche Alternativen im Ernstfall zur Verfügung stehen.

Der Bundesrat empfiehlt öffentlichen Stellen deshalb, ihre digitalen Ressourcen regelmässig zu bewerten und Risiken mit geeigneten Massnahmen zu reduzieren.

Was bedeutet das konkret für Gemeinden?

Auch wenn sich der Bericht des Bundesrates in erster Linie auf die Bundesverwaltung bezieht, sind die Grundsätze ebenso für Kantone und Gemeinden relevant.

Digitale Souveränität beginnt mit einer realistischen Einschätzung der eigenen IT-Landschaft. Gemeinden sollten unter anderem folgende Fragen beantworten können:

• Können Daten vollständig und in nutzbaren Formaten exportiert werden?
• Sind Schnittstellen dokumentiert?
• Gibt es einen tragfähigen Notfallplan?
• Kann bei Bedarf der Anbieter oder Betreiber gewechselt werden?
• Bleibt die Verwaltung auch bei einem längeren Ausfall arbeitsfähig?

Je besser diese Fragen beantwortet werden können, desto grösser ist die digitale Handlungsfähigkeit einer Gemeinde.

Welche Rolle können Open-Source-Lösungen spielen?

Eine Möglichkeit, Herstellerabhängigkeiten zu reduzieren, sind Open-Source-Lösungen. Der Bundesrat nennt Open-Source-Software, offene Standards und den Einsatz verschiedener Cloud-Modelle ausdrücklich als Massnahmen zur Stärkung der digitalen Souveränität.

Open Source bedeutet dabei nicht automatisch geringere Kosten oder weniger Aufwand. Der Vorteil liegt vielmehr darin, dass Gemeinden mehr Wahlfreiheit bei Betrieb, Weiterentwicklung und Anbieterwechsel erhalten können.

Ist openDesk eine Alternative zu Microsoft 365?

Wer nach Alternativen zu Microsoft 365 sucht, stösst im öffentlichen Sektor unter anderem auf openDesk. Die quelloffene Office- und Kollaborationsplattform wurde speziell für die öffentliche Verwaltung entwickelt und vereint Anwendungen für E-Mail, Kalender, Dokumentenbearbeitung, Dateiablage, Chat, Videokonferenzen, Wissensmanagement und Projektplanung in einer gemeinsamen Arbeitsumgebung.

Auch in der Schweiz wird der Einsatz solcher Lösungen geprüft. Die Organisation und Informatik der Stadt Zürich (OIZ) hat gemeinsam mit der Berner Fachhochschule untersucht, inwiefern openDesk die bestehende Microsoft-365-Umgebung ergänzen oder teilweise ersetzen kann. Die Studie zeigt, dass grundlegende Anforderungen des Büroalltags bereits erfüllt werden. Gleichzeitig bestehen in Bereichen wie Telefonie, Automatisierung oder Cyber Security noch Herausforderungen. Ein Praxistest soll nun weitere Erkenntnisse für den Einsatz im Verwaltungsalltag liefern.

Mit der digitalen Souveränität öffentlicher Institutionen beschäftigt sich zudem das Netzwerk SDS. Es vernetzt Verwaltungen, Fachpersonen und Organisationen, um den Austausch zu offenen und souveränen digitalen Lösungen zu fördern.

Ob openDesk für eine Gemeinde geeignet ist, hängt jedoch immer von den bestehenden Fachanwendungen, Integrationen und Arbeitsprozessen ab. In vielen Fällen dürfte eine schrittweise Einführung sinnvoller sein als eine vollständige Ablösung einer bestehenden Microsoft-365-Umgebung. Pilotprojekte bieten dabei die Möglichkeit, Erfahrungen zu sammeln und den konkreten Nutzen zu bewerten.

Zusammengefasst, das Wichtigste in Kürze

• Digitale Souveränität bedeutet, auch bei Veränderungen der Rahmenbedingungen handlungsfähig zu bleiben.
• Gemeinden sollten ihre digitalen Abhängigkeiten kennen und regelmässig überprüfen.
• Ein Wechsel der Software ist kein Selbstzweck. Zuerst braucht es eine fundierte Bestandsaufnahme der bestehenden IT-Landschaft.
• Open-Source-Lösungen wie openDesk können Herstellerabhängigkeiten reduzieren und mehr Wahlfreiheit schaffen, müssen jedoch zu den Anforderungen der jeweiligen Gemeinde passen.
• Pilotprojekte helfen, Alternativen praxisnah zu bewerten, bevor weitreichende Systementscheide getroffen werden.

Der erste Schritt ist nicht gleich ein Systemwechsel

Digitale Souveränität beginnt nicht mit der Beschaffung einer neuen Plattform, sondern mit einer strukturierten Bestandsaufnahme der bestehenden IT-Landschaft.

Auf dieser Grundlage lässt sich beurteilen, ob Microsoft 365, openDesk, eine andere Plattform oder eine hybride Lösung am besten zu den Aufgaben und Bedürfnissen der Gemeinde passt.

Die RIZ AG unterstützt Gemeinden bei dieser Standortbestimmung und bei der Prüfung möglicher Pilotprojekte. Ein erster Austausch schafft Transparenz über kritische Abhängigkeiten und mögliche Handlungsfelder, ohne einen späteren Systementscheid vorwegzunehmen.