Frei zugängliche KI-Tools wie z.B. ChatGPT, Google Gemini, Perplexity, Grammarly oder Notion AI sind längst in der Arbeitswelt angekommen und zwar nicht nur dort, wo sie offiziell eingeführt wurden. Mitarbeitende nutzen sie eigenständig, um Texte zu schreiben, E-Mails zu formulieren, Präsentationen vorzubereiten oder Code zu analysieren. Dieses Phänomen wird als «Shadow AI» bezeichnet und ist in vielen Unternehmen Realität, oft ohne Wissen der IT- oder Compliance-Abteilungen.
Warum Shadow AI entsteht
Die Gründe sind nachvollziehbar: KI-Tools sind leicht zugänglich, kostenlos oder günstig und bieten unmittelbaren Mehrwert. Wer unter Zeitdruck steht oder kreative Unterstützung sucht, greift schnell zu – vor allem, wenn das Unternehmen (noch) keine offizielle Lösung bietet. Doch hier beginnt das Risiko:
Werden sensible Daten eingegeben?
Werden Inhalte ohne Kontrolle weiterverarbeitet?
Entsteht eine Abhängigkeit von Tools ausserhalb des Unternehmensnetzwerks?
Risiken und Grauzonen
Shadow AI birgt insbesondere folgende Gefahren:
- Datenschutzverletzungen: Persönliche oder vertrauliche Informationen gelangen in fremde Systeme
- Unkontrollierte Wissensflüsse: Ergebnisse aus KI-Tools werden intern weiterverwendet, ohne Verifikation
- Reputationsrisiken: Fehlerhafte oder unethische Inhalte können nach aussen gelangen
- Vertrauensverlust: IT und Compliance wirken machtlos, wenn der Wildwuchs zu gross wird
Wie Unternehmen sinnvoll handeln können
Der reflexartige Ruf nach Verboten greift zu kurz, denn Shadow AI zeigt einen realen Bedarf. Stattdessen braucht es einen bewussten Umgang mit dem Thema:
- Transparenz schaffen: Kommunikation über Chancen und Risiken von KI-Nutzung im Arbeitsalltag
- Offizielle Tools anbieten: Microsoft Copilot oder SwissGPT als sichere Alternativen
- Leitlinien definieren: Was darf verwendet werden, was nicht? Wer trägt Verantwortung?
- Weiterbildung ermöglichen: Mitarbeitende im sinnvollen Umgang mit KI schulen
- Monitoring etablieren: Nutzung analysieren – nicht zur Überwachung, sondern zur Steuerung
Handlungsempfehlung
- Starten Sie intern mit einer Bestandsaufnahme: Welche KI-Tools werden bereits genutzt und für welche Zwecke?
- Entwickeln Sie eine Shadow-AI-Richtlinie mit Fokus auf Nutzbarkeit, Sicherheit und Aufklärung.
- Fördern Sie eine offene Fehlerkultur, Mitarbeitende müssen ohne Angst Fragen zu diesem Thema stellen können.
Fazit
Shadow AI ist kein Ausnahmefall, sondern die neue Realität. Sie zeigt: Der Bedarf an KI im Arbeitsalltag ist da. Die Frage ist nicht, ob KI genutzt wird, sondern wie.
Als IT-Dienstleisterin mit Fokus auf sichere KI-Lösungen bieten wir mit SwissGPT eine vertrauenswürdige Alternative zu unkontrollierter Shadow AI. Lokal gehostet, revDSG-konform und technisch wie organisatorisch anpassbar.
Auch Copilot, die integrierte KI von Microsoft, ermöglicht sicheres und benutzerfreundliches Arbeiten direkt innerhalb der Microsoft-Produktpalette. Besonders einfach gestaltet sich die Nutzung für Unternehmen, die auf die umfassende M365-Welt setzen und diese ganzheitlich einsetzen möchten.
Unser Ziel: KI greifbar, kontrollierbar und wertschöpfend machen – für Unternehmen, die zukunftsweisende Technologien frühzeitig und verantwortungsbewusst einsetzen und somit den technologischen Wandel proaktiv mitgestalten möchten.
Interessieren Sie sich für KI-Lösungen im Verwaltungsumfeld oder sind Sie auf der Suche nach einer unkomplizierten und sicheren IT-Dienstleisterin? Wir helfen Ihnen gerne weiter: oder +41 44 931 36 00
